Inspiratieblog - Teamtaken verdelen

Eva Keblusek
01 september 2021

Vitaal team

Hoe vitaal is een vitaal team? Een van de processen waar je dat als teamcoach vaak aan kan aflezen is de manier waarop de teamleden tot een goede verdeling van de taken komen. Zeker in zelforganiserende teams waar ook veel beleids- en organisatorische taken verdeeld moeten worden, kan dat een lastig proces zijn. Meestal zijn dat de minder populaire taken; als teamlid heb je immers voor je vak gekozen op inhoud, anders was je wel beleidsmedewerker geworden of manager. Soms zit er ook nog onbegrip of oud zeer uit het verleden. De organisatie heeft immers voor deze organisatievorm gekozen, als teamlid wil je gewoon je werk kunnen doen en gefaciliteerd worden.

Vaak is er ook een periode van onduidelijkheid en gebrek aan randvoorwaarden aan vooraf gegaan. Het valt op dat zelforganiserende teams gewend zijn geraakt aan ‘zoek het zelf maar uit’ en dus aan relatief veel vrijheid wat dan gevoelsmatig ingekaderd gaat worden. Een soort verwend en verwaarloosd. Je ziet niet voor niks een tegenbeweging naar meer management in de nabijheid, meewerkende teamcoördinatoren of de oude teamleiders terug.

Uitdagingen

Daarnaast kan ook de ervaren werkdruk een uitdaging zijn en ervoor zorgen dat men niet staat te springen voor extra taken. Iedereen is anders en gaat ook anders met zijn tijdsverdeling om. Sommigen kunnen makkelijker de focus houden dan anderen. Anderen kunnen makkelijk schakelen tussen heel verschillende taken. Voor weer anderen is het vooral belangrijk of ze de taak alleen of samen kunnen uitvoeren of hoeveel energie het ze geeft.

Voordat je het weet vindt men iets van de ander. Gaat men oordelen en wordt het persoonlijk. Ook kan er een  reflex van eigenbelang boven teambelang zijn. Teamleden zijn in een soort van overlevingsmodus gekomen en dan is er minder ruimte voor de ander.

Dat alles maakt het lastig om tot een goede verdeling te komen.

Maar hoe dan wel?

  1. Bepaal eerst de randvoorwaarden

Voordat je taken kan verdelen moet je weten waar je aan toe bent. Wat zijn de verwachtingen en verantwoordelijkheden die bij die taak horen? Hoeveel uur de tijd krijg je ervoor? Kan iedereen de taak op zich nemen of zijn er voorwaarden voor een bepaald functieprofiel?

Hoe helderder de randvoorwaarden, hoe makkelijker de keuze op basis van argumenten.

  1. Goede voorbereiding

Als een team mijn hulp als teamcoach inroept om tot een goede verdeling van bijvoorbeeld de teamtaken te komen, geef ik ze eerst een opdracht mee. Die opdracht luidt:

  1.  Als jij een keus moest maken, welke taken zou je dan willen doen en waarom?

Je kan eventueel ook een 1ste, 2de en 3de keus opgeven. Belangrijk is om naar de argumenten te kijken. Wat vind je leuk? Waar krijg je energie van? Wat kan je goed? Wat zou je willen ontwikkelen? Wat past bij jouw denkwijze? Waar word je blij van? Soms laat ik de teamleden ook een matrix invullen (vind ik leuk/ vind ik niet leuk en kan ik goed/ kan ik (nog) niet goed).

2. Als jij binnen het team de taakverdeling zou mogen maken, wie zou je dan op welke taak zetten en waarom?

Ook hier is het weer van belang om met argumenten te komen. Welke kwaliteiten zie je bij je collega’s? Wie past het beste bij welke taak? Het gaat er daarbij dus niet alleen om dat anderen die taak ook niet zouden kunnen doen, het gaat ook om het geheel.

  1. Het goede gesprek

Daarna komt het team bij elkaar om een besluit te nemen over de verdeling. Op grond van de geleverde input is vaak dan al een voorstel gemaakt. Het team gaat met elkaar in gesprek om ieders mening en gezichtspunt te horen. Het gaat er niet om dat de meeste stemmen gelden. Het gaat er ook niet om dat iemand zich verplicht voelt een taak op zich te nemen omdat de rest van het team die persoon op een bepaalde plek ziet. Het gaat om het aangeven en luisteren naar elkaars argumenten en overwegingen en te denken vanuit het teambelang.

Dat betekent dat ieders individueel belang gelijkwaardig meetelt. Dat houdt in dat men er met elkaar voor waakt dat niet de grenzen van de een ten koste gaat van de grenzen van de ander. Dat er inlevingsbereidheid is zonder grensoverschrijdende opoffering. Dat iedereen verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar eigen keuzes. Dat men niet blijft hangen in ‘het moet voor iedereen het beste zijn’ want het perfecte plaatje is doorgaans onhaalbaar en niet realistisch. Uiteindelijk committeert men zich aan dat voorstel waarbij niemand meer een overwegend beargumenteerd bezwaar heeft. In dit gesprek is de vitaliteit van het team voelbaar.

  1. Al doende leren

Als laatste geef ik de teams altijd mee om het ook gewoon te gaan doen en te ervaren. Sommige teams willen alles helemaal afgekaderd hebben en schieten door in het vaststellen van de randvoorwaarden. Totale helderheid over alles is een utopie en werkt stagnerend. Al doende krijg je als team scherp wat werkt en wat niet werkt. Blijven evalueren, bijsturen en aanscherpen. Ook hierin wordt de vitaliteit van een team zichtbaar.

Hoe vitaal is jouw team? Hoe doen jullie dit soort processen? Heb jij nog tips wat bij jullie goed gewerkt heeft? Deel het door te reageren! Laat je ervaringen achter en inspireer anderen.  Heb je een vraag dan kan je die hier ook stellen. We beantwoorden hem met plezier!