Inspiratieblog – uitrollen van een gespreksformat

Functioneringsgesprekken. Ik hoor bijna nooit collega-teamleiders die staan te springen om ze te voeren. Verbaasd kijk ik dan mijn collega aan, want ik vind het heerlijk om die gesprekken te voeren. Nu moet ik eerlijk zeggen dat ik wel mijn eigen draai gegeven heb aan de gesprekscyclus met het gleuk dat  ik die ruimte ook telkens weer krijg.

Hoe doe je dat?

Elke 4 weken spreek ik mijn medewerkers. Ik heb per medewerker een half uur. In sommige situaties plan ik 45 minuten, maar dat ligt ook aan de grootte van het team. Dit alles moet wel in de agenda passen. Ik heb nu in ieder geval mijn draai gevonden om een goed gesprek in 30 minuten te kunnen voeren en waar nodig plannen we een vervolg in.

In deze half uurtjes bespreken we de dingen die we van beide kanten willen bespreken. Naar gelang ik in welke organisatie terecht ben gekomen pas ik deze strategie aan naar het handvat wat de organisatie heeft.

Gespreksformat

Mijn huidige organisatie heeft een mooie format waarin de resultaten van 2021 genoteerd kunnen worden. Resultaten die je wil halen door je persoonlijk te ontwikkelen, door aan het team bij te dragen en door inhoudelijke doelen te behalen. Ik heb dit format overgenomen en passend gemaakt voor mijn team. En toen merkte ik aan mezelf dat ik schroom voelde om dit gespreksformat uit te rollen en te vragen of de medewerkers het format zouden willen vullen, zodat we dit als vertrekpunt voor de komende maanden zouden kunnen gebruiken. Schroom, omdat we al veel werk op ons bord hebben en ik het gevoel had dat mijn verzoek er dan extra bij zou komen.

Uitproberen

Ik ben gaan pootjebaden. In de eerste week van dit jaar heb ik tijdens de bila’s die gepland stonden de medewerkers mondeling meegenomen in mijn plan. De reacties waren zo positief dat het mij vleugels gaf. Ik voelde schroom, maar medewerkers gaven aan zich gehoord en gezien te voelen. Ook vinden ze het prettig dat er tijd en aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling. De steun en back up wordt gewaardeerd.

Hoe voer jij je functionerings- en voortgangsgesprekken met jouw medewerkers? Deel het met ons in de comments!