5 Vergader don'ts

Maak de vergaderingen effectief en vermijd onderstaande zaken:

1. doelloos vergaderen

• er komen onderwerpen ter sprake die ook via de mail afgehandeld kunnen worden
• er worden onderwerpen besproken die niet opgelost kunnen worden
• er is een vergadering belegd omdat die altijd op dat tijdstip plaatsvindt
• er is geen agenda en niemand weet eigenlijk wat er besproken gaat worden

2. telefoon en gebruik van iPad

• gebruik van iPad kan zolang het is voor het notuleren of opschrijven van acties
• gericht opzoeken van informatie kan indien het voor de voortgang van de vergadering noodzakelijk is, vermijd het gebruik van ipad, laptop, iphone voor het individueel opzoeken van zaken of het opzoeken van zaken als het onderwerp alweer voorbij is
• telefoon opnemen --> indien echt dringend loop weg en stoor de anderen niet
• telefoon over laten gaan
• mailen en sms-en

3. eten

De aandacht van de mens kan maar naar een ding tegelijk uitgaan, ook al zijn er genoeg mensen die beweren dat dit niet zo is. Zo gezien leidt eten tijdens een vergadering dus af. Tevens zorgt eten ook voor een rommelige sfeer en dat gaat ten koste van de concentratie en de focus.

4. vergaderingen die langer dan 1,5 uur duren

Alles wat na 1,5 uur besproken wordt kost meer tijd om te bespreken dan anders. Mensen zijn moe geworden en hebben te kampen met concentratieverlies. Een nieuwe afspraak maken is effectiever.

TIP: duren je vergaderingen altijd langer dan 1,5 uur, check dan eens goed of je het doel van de vergadering wel duidelijk hebt.

5. iemand die de vergadering domineert

Iemand die continue het woord neemt, gebruikt vaak de vergadertijd om zijn of haar stem te laten gelden. Een goede voorzitter moet hier bedacht op zijn en dit inkaderen.