Vergaderdoelen

Vergaderdoelen

Per agendaonderdeel kan je een vergaderdoel vaststellen. Als het vergaderdoel helder is, dan weten de deelnemers van de vergadering precies welke inbreng van ze verwacht wordt. Het bepalen van het vergaderdoel is handig in de voorbereiding, maar het is ook handig tijdens de vergadering. Als voorzitter kan je makkelijker anticiperen op eventuele wijdlopigheid van de deelnemers.

De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informatieoverdracht, inventariseren, instrueren, acceptatie, meningsvorming, besluitvorming, problemen oplossen, afstemmen en motiveren.

Per vergaderdoel wordt er een overzicht gegeven van de aanpak van een agendapunt met dat vergaderdoel.
  • De voorzitter (of iemand anders) geeft een korte inleiding over het onderwerp.
  • De deelnemers stellen vragen ter verduidelijking
  • De deelnemers verstrekken ook informatie over het onderwerp. De mogelijkheid wordt geboden wederom vragen te stellen.
  • De voorzitter geeft een samenvatting en checkt of de verstrekte informatie voor de deelnemers volledig en duidelijk is.
  • De notulist noteert de samenvatting.

    • De voorzitter (of iemand anders) geeft aan over welk onderwerp hij informatie wil verzamelen.
    • De deelnemers geven de desbetreffende informatie.
    • De notulist noteert de gegevens.
    • De voorzitter checkt of iedereen alle informatie gegeven heeft die hij heeft.

      • De voorzitter geeft aan over welk onderwerp er een instructie komt.
      • De expert geeft de instructie.
      • De deelnemers stellen verduidelijkingsvragen.
      • De voorzitter checkt of iedereen de instructie begrepen heeft.
      • De notulist noteert wie wat gaat doen/wie welke instructie ontvangen heeft.

      • Dit vergaderdoel is er om draagvlak te creëren voor bepaalde beslissingen die genomen zijn of genomen moeten worden. De vormgeving van de vergadering wisselt per beslissing.
        • In de inleiding wordt uiteengezet wat het onderwerp inhoudt en hoe het is afgebakend. De deelnemers worden uitgenodigd om hun mening over het onderwerp kenbaar te maken.
        • De vaste deelnemers geven hun mening.
        • Anderen reageren hierop door vragen van verduidelijking, uitingen van bijval of kritiek, enz. Nu kunnen ook gastdeelnemers reageren. Immers, zij kunnen vanuit hun deskundigheid een waardevol aandeel aan de discussie leveren.
        • Al discussiërend worden de meningen aangescherpt. Men werkt meestal naar een consensus toe: men probeert het met elkaar eens te worden en één gezamenlijke mening te formuleren. Lukt dat niet, dan worden de bestaande meningen geventileerd met de daarbij behorende argumenten.
        • De voorzitter vat het discussieresultaat samen.
        • De voorzitter checkt of een ieder zich in deze samenvatting kan vinden voor wat betreft het discussieresultaat.
        • De notulist noteert de samenvatting.

          • In de inleiding zet de voorzitter (of iemand anders) uiteen waarover en waarom er een besluit moet worden genomen.
          • De criteria waaraan het besluit moet worden getoetst, worden gedetailleerd vastgesteld.
          • Men bespreekt de alternatieven waaruit kan worden gekozen.
          • De vergadering neemt een besluit. Hiervoor bestaan verschillende procedures. Besluiten kan via hand opsteken, schriftelijke stemming en anonieme stemming. De procedure die gekozen wordt, is afgestemd op het uiteengezette onderwerp.
          • Men bespreekt de eventueel te ondernemen acties.
          • De voorzitter formuleert nogmaals het besluit, de inhoud, welke argumenten doorslaggevend zijn geweest en welke afspraken erop gevolgd zijn. Hij vraagt de deelnemers of zij het met zijn samenvatting eens zijn.
          • Besluitvorming en afspraken worden vastgelegd in de notulen en eventuele actielijst.

            • In de inleiding wordt het probleem gedefinieerd. Iedereen moet het over deze definitie eens zijn!
            • Het probleem wordt geanalyseerd.
            • Men discussieert over de maatstaven waaraan een oplossing moet voldoen, bijv. financiële dekking, unanieme instemming van betrokkenen.
            • Men bedenkt oplossingen (bv. door te brainstormen). Of men werkt eerder bedachte oplossingen verder uit.
            • De voor- en nadelen van iedere oplossing wordt op een rij gezet.
            • De voorzitter geeft een samenvatting van de resultaten die in elke fase zijn geboekt. Hij verifieert of alle deelnemers zich hierin kunnen vinden.
            • De notulist noteert de samenvatting van de resultaten.

            • Dit doel is er om afstemming te krijgen en te toetsen of de inzichten, standpunten, waarden of belangen van de deelnemers op dezelfde golflengte liggen.
              Dit doel is belangrijk voor de onderlinge saamhorigheid, teamgeest, motivatie en vertrouwen. Dit vergaderdoel kan goed gecombineerd worden met de bovenstaande doelen. Vandaar dat dit doel de laatste in het rijtje is.
Reactie plaatsen