Taken van de voorzitter

De voorbereidende werkzaamheden:

• het vaststellen van de agenda
• het inlezen in de onderwerpen of het benoemen van een expert per onderwerp - de voorzitter moet zich van tevoren goed inlezen in de onderwerpen of een expert aanstellen per onderwerp. Van hem wordt verwacht dat hij goed op de hoogte is van de materie of weet wie er goed op de hoogte is van de materie. Vanuit deze kennis van zaken beoordeelt hij welke vergaderstukken aan de deelnemers wordt toegestuurd (meestal als bijlagen bij de agenda)
• het tijdig versturen van de agenda en de bijbehorende stukken - indien de agenda nog niet rond is, kan de voorzitter ervoor kiezen een convocatie te sturen. Een convocatie is een aankondiging van de vergadering van de vergadering. De agenda en de bijbehorende stukken volgen dan later. Doorgaans wordt de convocatie geintegreerd in de agenda.
• het verzorgen van een geschikte vergaderruimte met de benodigde faciliteiten.

Het leidinggeven tijdens de vergadering:

• Taakgericht leidinggeven - de voorzitter ziet erop toe dat het vergaderdoel gehaald wordt
• Groepsgericht leidinggeven - de voorzitter creert een klimaat waarin alle deelnemers gemotiveerd zijn om een positieve bijdrage te leveren.

In een vergadering zullen de verschillen in belangen het meest in het oog lopen. Zeker in vergaderingen waarin wordt onderhandeld of een conflict aan de orde is. Dan treden de belangentegenstellingen sterk op de voorgrond. Elke deelnemer probeert zijn eigen belangen zo goed mogelijk te behartigen en heeft weinig oog voor de belangen van de anderen. In deze gevallen is het de taak van de voorzitter om de deelnemers op de gemeenschappelijke belangen te wijzen die aan het vergaderdoel ten grondslag liggen. Door dit zo te doen, door dit bespreekbaar te maken, creeert de voorzitter een open vergaderklimaat. Dat ervaren de deelnemers doorgaans als positief.

De voorzitter is niet de enige die verantwoordelijk is voor een goede vergadering. De andere personen hebben ook een rol en functie.