Vergaderdoelen
5 Vergader don'ts
Vergader eens over het vergaderen
Taken van de voorzitter
Vergaderrollen
De zes denkhoeden van De Bono
De zes denkhoeden van De Bono
Wanneer kies je voor vergaderen?
In dit artikel
Inhoudsopgave
Artikelen in deze categorie
Vergader eens over het vergaderen
Elke werknemer heeft een mening over vergaderen. De meest gehoorde zijn:
- de vergadering is niet efficiënt
- we beginnen te laat en eindigen niet op tijd
- het zijn altijd dezelfde mensen die praten
- we luisteren niet naar elkaar
- er wordt niet voldoende besloten - acties blijven uit
- mensen bereiden zich niet goed voor
- de voorzitter zou strakker de vergadering moeten leiden
- wij hebben een goede voorzitter die de tijd goed bewaakt en die de vergaderdoelen in de gaten houdt
- iedereen weet wat er van hem verwacht wordt in de vergadering en neemt daarin zijn of haar verantwoordelijkheid
- wij werken met een agenda waarop duidelijk de tijd, het onderwerp, doel en actie vermeldt staat
- wat verwachten jullie van de voorzitter?
- welke verantwoordelijkheid zien jullie voor jezelf?
- welke afspraken kunnen wij met elkaar maken?
Kortom, vraag een willekeurige medewerker en die heeft een mening over vergaderen. Ik kom ook mensen tegen die trevreden zijn over de vergaderingen. Ik kan het dan nooit laten om nieuwsgierig te vragen waarom ze tevreden zijn. De meest gehoorde opmerkingen zijn dan:
Als mensen enthousiast zijn over hun voorzitter, dan vraag ik meestal nog even door. Waarom is de voorzitter zo goed? Wat het meest gewaardeerd wordt is dat de voorzitter consequent is en randvoorwaarden creëert voor een efficiënte vergadering. Als de vergadering om 15.00 begint, dan start die vergadering ook om 15.00. Als mensen de stukken niet voorbereid hebben, dan mogen ze ook niet meepraten over dat onderwerp. De voorzitter geeft alleen als het echt nodig is mensen de tijd om alsnog de stukken door te lezen of om elkaar bij te praten.
Bovenstaande zaken kan je als voorzitter natuurlijk niet vanuit het niets invoeren. De kans dat de mensen zich niet prettig voelen in een vergadering waarin de cultuur ineens omgegooid wordt is groot.
De tip is dan ook: vergader eens over het vergaderen. Dat hoeft echt geen uren te duren. Pak de eerstvolgende vergadering een half uur de tijd om verwachtingen uit te spreken. De volgende onderwerpen kan je dan aan bod laten komen:
Realiseer je wel dat het handig is dat jij als teamleider een visie hebt over het vergaderen. Wat wil je met deze bijeenkomsten bereiken? Waarom is het goed volgens jou dat vergaderingen efficiënt zijn?
We horen graag jullie ervaringen en resultaten. Inspirerende succesverhalen motiveren andere teamleiders ook!
Reactie plaatsen