De voorzitter

De voorbereidende werkzaamheden:

• het vaststellen van de agenda
• het inlezen in de onderwerpen of het benoemen van een expert per onderwerp - de voorzitter moet zich van tevoren goed inlezen in de onderwerpen of een expert aanstellen per onderwerp. Van hem wordt verwacht dat hij goed op de hoogte is van de materie of weet wie er goed op de hoogte is van de materie. Vanuit deze kennis van zaken beoordeelt hij welke vergaderstukken aan de deelnemers wordt toegestuurd (meestal als bijlagen bij de agenda)
• het tijdig versturen van de agenda en de bijbehorende stukken - indien de agenda nog niet rond is, kan de voorzitter ervoor kiezen een convocatie te sturen. Een convocatie is een aankondiging van de vergadering van de vergadering. De agenda en de bijbehorende stukken volgen dan later. Doorgaans wordt de convocatie geintegreerd in de agenda.
• het verzorgen van een geschikte vergaderruimte met de benodigde faciliteiten.

Het leidinggeven tijdens de vergadering:

• Taakgericht leidinggeven - de voorzitter ziet erop toe dat het vergaderdoel gehaald wordt
• Groepsgericht leidinggeven - de voorzitter creert een klimaat waarin alle deelnemers gemotiveerd zijn om een positieve bijdrage te leveren.

In een vergadering zullen de verschillen in belangen het meest in het oog lopen. Zeker in vergaderingen waarin wordt onderhandeld of een conflict aan de orde is. Dan treden de belangentegenstellingen sterk op de voorgrond. Elke deelnemer probeert zijn eigen belangen zo goed mogelijk te behartigen en heeft weinig oog voor de belangen van de anderen. In deze gevallen is het de taak van de voorzitter om de deelnemers op de gemeenschappelijke belangen te wijzen die aan het vergaderdoel ten grondslag liggen. Door dit zo te doen, door dit bespreekbaar te maken, creeert de voorzitter een open vergaderklimaat. Dat ervaren de deelnemers doorgaans als positief.


De secretaris


De secretaris is de rechterhand van de voorzitter. De activiteiten van de secretaris spitsen zich vooral toe op de voorbereidende werkzaamheden. Zo kan de secretaris de volgende taken uit handen van de voorzitter nemen:

• Het vergaren van de benodigde achtergrondinformatie
• Het samenstellen en versturen van de vergaderstukken
• Het uitnodigen van de deelnemers
• Het regelen van de vergaderruimte plus faciliteiten

Taken die bij de rol van secretaris horen:

• Het verzamelen van de stembriefjes in een vergadering
• de aandacht van de voorzitter ergens op richten wanneer deze is afgeleid (bv. bij tijdsoverschrijdingen)
• Het na de vergadering rondsturen van de notulen en het afhandelen van allerlei formele kwesties
• Het houden van contact met de vaste deelnemers tussen de vergadering door



De notulist


De notulist is de verslaglegger van de vergadering. Wanneer er geen secretaris aanwezig is, kan het zijn dat de voorzitter een aantal van zijn taken aan de notulist overdraagt.


De vaste deelnemers


Dit is de groep die praat en beslist over de onderwerpen in de vergadering. Alleen vaste deelnemers kunnen hun mening omtrent een onderwerp vormen en alleen zij kunnen een besluit nemen. In het vergaderreglement staat vaak aangegeven hoeveel vaste deelnemers aanwezig moeten zijn om de vergadering geldig te laten zijn. Dit aantal wordt quorum genoemd. Het quorum wordt uitgedrukt in een bepaald percentage van de vaste vergadergroep. Bij een quorum van bijvoorbeeld 50% moet de helft van de vaste deelnemers aanwezig zijn om een besluit te kunnen nemen.

De functie van de vaste deelnemer kent ook taakgerichte aspecten en groepsgerichte aspecten. De taakgerichte aspecten zijn:

• een gedegen voorbereiding
• een doelmatige inbreng bij de discussie
• een vruchtbare wisselwerking met de andere deelnemers

De groepsgerichte aspecten zijn:

• elkaar laten uitpraten en respect tonen voor de bijdrage van anderen
• vermijden van drammen, veelvuldig afdwalen en eht berijden van stokpaardjes
• elkaar niet vastpinnen op voorbeelden
• persoonlijke voorkeuren zoveel mogelijk buiten de discussie houden
• verborgen agenda's niet hanteren en geen vergadertechnieken gebruken die het vergaderklimaat ondermijnen
• goede opbouwende feedback geven
• de leiding van de voorzitter accepteren

Er bestaat tussen de rol van de voorzitter en van de vaste deelnemers een direct verband. VAn de voorzitter wordt verwacht dat hij sturend en desnoods corrigerend optreedt wanneer de deelnemers niet volgens de regels vergaderen. Maar in eerste instantie is dit de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.


De gastdeelnemer


De gast deelnemer is vaak uitgenodigd op verzoek van de voorzitter. Deze deelnemer heeft dan bijvoorbeeld over een bepaald onderwerp op de agenda de expertise in huis. Deze expertise brengt de gastdeelnemer dan in.