Wanneer kies je voor vergaderen?

Vergaderen is een vorm van bijeenkomen waarin de deelname van alle teamleden gewenst is, uitgaande van een teamvergadering.

Om effectief te vergaderen is het belangrijk om te kijken wat het doel is van jou als persoon/teamleider die de vergadering belegt. Tevens vraag je jezelf af of vergaderen de enige mogelijkheid is om datgene wat je wil bereiken te bereiken.

Dit kun je doen met behulp van vergaderdoelen. Je bekijkt je onderwerp en legt die langs de doelen en je vraagt je af of de vergadervorm de beste vorm is.

De meest bekende vergaderdoelen zijn:

1. informatieoverdracht

• gaat om complexe of gevoelige informatie die niet op andere wijze doorgegeven kan worden
• informatie wordt gegeven
• deelnemers hebben de kans om vragen ter verduidelijking te stellen

2. inventariseren

• gaat om in korte tijd voldoende informatie verzamelen over een bepaald onderwerp
• deze informatie kan in principe niet op andere wijze verzameld worden
• deelnemers geven de gevraagde informatie

3. instrueren

• de instructie wordt door een expert gegeven
• deelnemers kunnen vragen stellen ter verduidelijking

4. acceptatie/draagvlak creëren

• draagvlak creëren voor beslissingen die genomen zijn of genomen moeten worden
• iedere deelnemer mag meedenken

5. meningsvorming

• onderwerp wordt uitgelegd en toegelicht
• deelnemers geven hun mening
• deelnemers stellen elkaar vragen ter verduidelijking
• al discussiërend wordt er aan het eind een discussieresultaat gerealiseerd

6. besluitvorming

• het besluit wordt toegelicht
• criteria zijn duidelijk
• alternatieve mogelijkheden zijn duidelijk
• er wordt een besluit genomen, dat kan via hoofdelijke stemming

7. probleem oplossen

• probleem wordt gedefinieerd
• analyse wordt toegelicht
• brainstormen over oplossingen
• voor- en nadelen van elke oplossing wordt op de rij gezet
• er valt een keuze voor een bepaalde oplossing

8. afstemmen

• dit doel wordt gebruikt om inzichten, standpunten, waarden of belangen te toetsen
• van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij zijn standpunt o.i.d. verwoordt

9. motiveren

• kan een doel op zich zijn
• kan gecombineerd worden met bovenstaande doelen
• gaat om het bevorderen van onderlinge saamhorigheid, teamgeest, motivatie en vertrouwen

Kies alleen voor vergaderen als het voor iedereen helder is dat het om een vergadering gaat. Lijkt de bijeenkomst meer op een intervisiebijeenkomst, noem dat dan zo. Of bedenk een neutrale naam voor de bijeenkomsten, zodat je elke bijeenkomst in kan vullen naar behoeven: soms intervisie, soms overleg, soms besluitvorming.