Time Management Matrix - De kwadranten

Covey schreef met enkele anderen het boek Prioriteiten. Effectieve keuzes in leven en werk is de ondertitel. In het boek wordt de algemeen bekende time management matrix uitgelegd. De matrix bestaat uit vier kwadranten:

I  Belangrijk Urgent

II Belangrijk Niet urgent

III Onbelangrijk Urgent

IV Onbelangrijk Niet urgent.

Even een opfrisser: Welke activiteiten horen ook alweer bij de kwadranten? Ik zal de uitleg geven aan de hand van mijn situatie.

Kwadrant I

Kwadrant I bestaat voor mij uit de voorbereiding van de training van volgende week, dringende problemen die mijn aandacht eisen, zaken die ik uitgesteld heb, maar die NU moeten gebeuren. Kwadrant I kan bij mij best gevuld zijn. Ik ben iemand die veel werk in een korte tijd onder tijdsdruk weg kan werken. Ik laat sommige dingen erop aan komen, simpelweg omdat ik de urgentie heerlijk vind.

Kwadrant II

Kwadrant II zijn de dingen die belangrijk zijn, maar die ook morgen kunnen. Het maken van een planning valt daaronder, netwerken, acquisitie doen, werken aan producten en het werken aan de business. Het vertoeven in kwadrant II lukt mij alleen als er ook voldoende zaken in kwadrant I te doen zijn. Vanuit de beweging van kwadrant I kom ik zover dat ik zaken uit kwadrant II oppak.

Kwadrant III

Kwadrant III bestaat uit de dingen die urgent zijn, maar niet belangrijk. Ik vind het lastig om goed te bepalen welke dingen in dit kwadrant thuishoren. Wat ik zeker weet zijn de telefoontjes op een ongeschikt moment die vervolgens langer duren dan noodzakelijk. Ik blijf vooral in deze telefoontjes hangen als ik in kwadrant II bezig ben en te weinig dingen van kwadrant I gedaan heb. Voorbeeld: ik heb voor mezelf gepland om aan het e-boek te werken. Ik heb wel een deadline gesteld, maar er gebeurt niets als ik die deadline niet haal. Komt er dan een telefoontje tussendoor waarvoor ik direct dingen moet regelen, dan geeft me dat direct de bevrediging van iets nuttigs gedaan te hebben en kan ik me zo af laten leiden. Ook het tegemoet komen aan wat anderen willen, kan me van mijn eigen planning afhalen. Ook dan rol ik in kwadrant III.

Kwadrant IV

Zijn er niet veel zaken die echt moeten, dan is mijn natuurlijke neiging om tot stilstand te komen. En tot stilstand komt een mens in kwadrant IV. Dit kwadrant is het kwadrant van de verspilling. Ik kan niet heel lang in dit kwadrant vertoeven, want dan komt er een gevoel bij mij boven dat ik nutteloos bezig ben. De behoefte om er toe te doen is te groot om daar te blijven hangen.

Recreëren en stille tijd nemen om tot mezelf te komen zou ik gevoelsmatig in kwadrant IV stoppen. Van nature ben ik iemand die voldoening haalt uit dingen doen. Toch ben ik erachter gekomen dat tijd nemen en de stilte opzoeken echt in kwadrant II thuishoort. Deze tijd is essentieel om me op te laden en weer verder te kunnen. Zo heb ik vandaag in alle stilte de strijk weggewerkt. Geen muziek, geen lezing, geen gepraat om me heen. Het kostte me best even tijd om tot rust te komen. Nu kan ik vanuit die rust dit artikel schrijven. Vertoeven in kwadrant II was nodig om het lijstje uit kwadrant I af te kunnen werken.

Hoe deel jij jouw tijd in?

Ik heb een voorbeeld gegeven van mijn invulling van de kwadranten. Nu vraag ik jou: maak voor jezelf de kwadranten concreet. Wat doe jij waar en wanneer? Waar vertoef je het meest? Wat is jouw natuurlijke houding? Blijf jij als vanzelf in beweging? Je hoeft geen mening te hebben over je eigen gedrag. Constateer voor jezelf in welk kwadrant je het meest vertoefd en vraag jezelf dan af: Is dit wat ik wil?