Time Management; valkuilen en drijfveren

Iedereen is anders en gaat anders met tijd om. Door inzicht te krijgen in waar je valkuilen en drijfveren liggen en waardoor je je tijd verliest kan je winst behalen en kan je tijd beter managen.  In dit artikel ga ik in op 4 verschillende types van 'tijd managers' ieder met zijn eigen aanpak en valkuilen.

Deze types zijn gebaseerd op ons model van De Denkwijzes.

De Perfectionist

Het is voor jou belangrijk dat zaken goed gebeuren. Je bent vooral gericht op de inhoud, de feiten en de details. Het liefst wil je alles weten voordat je tot een gedegen beslissing kan komen. Je hebt een hekel aan mooie verhalen die nergens op gebaseerd zijn.

Om je werk goed uit te kunnen voeren moet je precies weten wat er van je verwacht wordt en wat je moet doen. Je werkt het liefst alleen omdat je dan met niemand rekening hoeft te houden. Mensen zijn namelijk niet altijd voorspelbaar en je houdt nu eenmaal niet van onzekere factoren.  Je wilt zeker van je zaak zijn en werkt het liefst alles uit voordat je tijdens het proces met een half fabricaat of concept op de proppen moet komen.

Je focus is gericht op kwaliteit. Betrouwbaarheid, nauwgezetheid en expertise zijn vaak op jou van toepassing. Je werkt graag aan zaken die duidelijk zijn en vaste patronen hebben. Je werkt zaken ook het liefst 1 voor 1 af in plaats van tegelijkertijd met allerlei verschillende projecten bezig te zijn. Iedere keer een nieuwe invalshoek, veranderingen en onduidelijkheid maken dat je af en toe op de rem gaat staan.

Je kan daardoor terughoudend reageren en als star gezien worden.

Uitspraken die jou waarschijnlijk wel aanspreken zijn.

• Hardlopers zijn doodlopers.
• Kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit

Valkuilen: 

• traag door omgekeerde effect van pareto principe - 80% van je tijd bezig met 20% (extra) resultaat
• lang nodig voor het nemen van een beslissing

Ontwikkeling

• weet wanneer iets goed genoeg is - verwachtingen managen - het hoeft niet perfect
• onderscheid hoofdlijnen en bijzaken zodat je ook kort anderen kan informeren kan samenvatten, dit scheelt tijd in overleggen
• wees af en toe wat meer flexibel

 

De Helper

Het liefst wil je iedereen helpen. Je houdt van een goede sfeer en harmonie en ziet graag blije gezichten om je heen. Daarom wil je anderen graag van dienst zijn. Het kan een uitdaging zijn om goed voor jezelf te blijven zorgen en je eigen grenzen te bewaken.

Je pakt op wat er voor je ligt, waar druk op staat of wat je heel leuk vindt. Prioriteren gaat meer op urgentie dan op belangrijkheid, daarbij kan je urgente concrete korte termijn opdrachten van anderen voorrang geven aan je eigen lange termijn belangrijke project.  Om zaken toch af te krijgen ga je harder en meer werken en kom je nog minder aan rust toe en reflectie op wat er nu echt nodig  en belangrijk is.

Nee zeggen is dus niet je sterkste kant en doordat je verwachtingen van de ander niet altijd checkt maar vaak veronderstelt weet je niet altijd of je op het goede spoor bent, of iets echt wel zo urgent is en of jij het wel moet doen.

Daarnaast vind je mensen uiteindelijk belangrijker dan de taken die moeten gebeuren. Heeft iemand je nodig voor een luisterend oor of een schouderklopje dan maak je daar het liefst tijd voor vrij en moet het werk wachten. Doordat je je heel verantwoordelijk voelt wil je anderen niet teleurstellen en verwachtingen aanpassen en doe je er liever een schepje bovenop om de verloren tijd in te halen.

Het liefst werk je samen. Gezamenlijke verantwoordelijkheid. Gezamenlijke beslissingen. Het kost daardoor wel meer tijd om met iedereen af te stemmen en draagvlak te creëren omdat er naar iedereen geluisterd zal worden.

Uitspraken die jou waarschijnlijk wel aanspreken zijn.

• Vele handen maken licht werk
• Ik wil niemand kwetsen of tot last zijn

Valkuilen: 

• niet altijd met de juiste zaken bezig - prioriteer
• lang nodig voor het nemen van een beslissing
• geen 'nee' kunnen zeggen
• te lang wachten met hulp vragen
• uitstellen

Ontwikkeling

• grenzen aangeven en 'eigen' taken bewaken
• structuur aanbrengen en plannen
• op tijd hulp vragen en niet zelf aan blijven modderen

 

De Chaoot

Aan routine heb je een hekel. Het creatieve proces moet kunnen stromen. Je kan niet verwachten dat het goede idee er op een bepaald moment is. Er is dus tijd en ruimte nodig om flexibel te kunnen zijn en het proces het proces te laten. Je kan zelf heel ambitieus zijn en veel van jezelf (en anderen) vragen, maar als een ander de druk erop legt, ga je vaak in de verdediging.

Door je creatieve brein ben je goed in associëren waardoor je ook gedurende de hele dag afgeleid kan worden. Juist als je met het ene project bezig bent, krijg je ideeën voor het andere project. Het liefst heb je meerdere projecten tegelijk zodat je altijd aan iets kan werken wat op dat moment je interesse heeft. Voor jou is het belangrijk dat je met hart en ziel jezelf kan geven. Je hebt een hekel aan saaie onzichtbare taken die ook gedaan moeten worden zoals administratie en vergaderingen, behalve als het brainstormvergaderingen zijn, want die vind je meestal wel heel leuk.

Je hebt een hekel aan gedoe. Afspraken over deadlines maak je liefst zo min mogelijk en als iemand je eraan houdt, vind je dat vervelend. Het liefst werk je alleen met je eigen deadlines. Jij hebt altijd wel een oplossing voor de lastige situatie die kan ontstaan doordat een deadline niet is gehaald of je kan er met een mooi verhaal een goede draai aan geven zodat je omgeving een oogje dichtknijpt. Daarom zijn deadlines in je hoofd niet onoverkomelijk en vaststaand en is er ruimte om mee te spelen. Die ruimte heb je altijd nodig.

Een bijkomend nadeel is dat tijdsgevoel niet in je systeem is opgeslagen. Tijdsbeleving is heel erg afhankelijk van de invulling ervan. Of iets een uur of een half uur duurt kan dus enorm verschillen.

Daarbij ben je meestal erg positief en optimistisch ingesteld, dus kan de tijd die ergens voor staat vaak onderschatten. Dat wat je niet leuk of lastig vind ben je geneigd voor je uit te schuiven of te delegeren aan anderen.

Uitspraken die jou waarschijnlijk wel aanspreken zijn.

• Het leven is er niet alleen om te werken, je moet ook lol kunnen hebben.
• Voor alles is een mogelijkheid. Liever én én dan of of.

Valkuilen: 

• multitasking - met van alles bezig zijn, gebrek aan focus
• teveel projecten
• doen wat interesse heeft in plaats van wat prioriteit heeft
• zaken wel starten maar niet afronden
• zaken uitstellen

Ontwikkeling

• plannen
• realistische inschatten van tijd
• ook de lastige taken oppakken - start met het lastigste eerst
• ook niet leuke zaken moeten soms gebeuren
• aan de afspraken houden - deadlines respecteren
• verwachtingen managen

 

De Controlfreak

Je wilt een resultaat boeken. Je weet waar je uit wilt komen en dat liefst via de snelste en meest effectieve manier. Je hebt een hekel aan zaken die vertragen, wachten en niet weten hoever het proces is waardoor je niet weet of je op schema zit. Je vindt het lastig om zaken uit handen te geven. Jij weet immers waar je heen wilt en je hebt geen garantie dat die ander dat ook zo helder voor ogen heeft. En als je iets uit handen geeft, dan kan je niet meer invloed uitoefenen zoals het beïnvloeden van de prioritering.  Liever dan te moeten wachten doe je het zelf en trek je de verantwoordelijkheid als vanzelf naar je toe.

Tijd zit in je systeem, het is er een onderdeel van. Een gesprek van een uur loopt zelden uit. Je weet waar je voor komt dus laat je je nauwelijks afleiden, zeker als dat gezien de tijd niet mogelijk is.

Je hebt je zaken meestal goed op orde en een strategie voor wat je doet. Als je de lijn dreigt kwijt te raken komt er vanzelf een onrust over je die ervoor zorgt dat de lijn weer wordt aangebracht.

Omdat je weet waar je heen wilt en wat het resultaat moet opleveren is het makkelijk keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Alles in de logische lijn. Je kan daardoor wel eens vergeten dat er meerdere wegen naar Rome leiden en dat er niet 1 mogelijk weg is. Door je focus zie je soms het niet vanzelfsprekende en details die belangrijk kunnen zijn over het hoofd en kan je voorbij gaan aan de belevingswereld en gevoelens van anderen. Jij kan namelijk als geen ander je gevoel ondergeschikt maken aan het hogere doel, het resultaat, maar dat kan niet iedereen.

Je bent vaak een goede ‘tijdmanager’. De valkuil zit hem er vaak in dat je dezelfde snelheid en beslissingskracht van anderen verwacht. Zijn die trager dan ben je snel ongeduldig wat kan veroorzaken dat de ander helemaal stagneert. Doordat jij vaak het laatste woord hebt en precies weet hoe je het wilt, kan je het zelfsturende gedrag van je team ondermijnen. Ze worden passief en komen voor alles bij jou. Je creëert dus steeds meer werk voor jezelf doordat je niet goed ‘jouw manier voor het beste resultaat’ los kan laten en over kan laten aan anderen. Rust kunnen creëren in je team en eigenaarschap en vertrouwen geven aan je mensen is een kwestie van investeren. Investeren in mensen kost tijd. Tijd die jij misschien op de korte termijn niet effectief vindt maar die je op de lange termijn veel tijd en vreugde zal opleveren.

Uitspraken die jou waarschijnlijk wel aanspreken zijn.

• Afspraak is afspraak
• Zeg wat je doet en doe wat je zegt.

Valkuilen: 

• te snel gaan en mensen niet meenemen
• te strak er bovenop waardoor geen eigenaarschap genomen wordt
• het doel heiligt de middelen

Ontwikkeling

• ruimte geven - er zijn meer wegen naar Rome
• geduld en luisteren
• niet te snel gaan en daardoor belangrijke details missen

Wat voor type ben jij denk je? Of herken je je misschien in alle types?

Meer weten over de verschillende denkwijzes, kom dan naar ons Seminar De Denkwijzes!

Door op dit artikel te reageren krijgen je een kortingsvoucher van 150 euro!