3 Tips om jezelf te managen

Vorige week schreef Hermien een blog over jezelf managen. Iedereen doet dat op zijn of haar manier. Dat bleek ook uit de reacties die we onder de blog hebben gekregen. We zijn en denken nu eenmaal allemaal anders.

Ik heb altijd bewondering gehad voor mensen die een planning maken, de zaken in hun hoofd dan los kunnen laten en zich keurig netjes aan die planning houden. Mijn hoofd werkt toch echt anders. Ik kan plannen en to-do-lijstjes maken, en ja dat helpt zeker, maar dat betekent helaas niet dat het uit mijn hoofd is. Alles wat er moet gebeuren blijft in mijn hoofd zitten. Laat ik me meenemen door de ideeën en de flow dan kan het zomaar zijn dat van die planning niets meer terecht komt. Gun ik me de rust en ontspanning dan kost het soms extra veel energie om me weer in het gareel te krijgen en de werkflow te pakken te krijgen.

Ik heb wel gemerkt dat dit een keus is die ik maak. Ergens zet ik een knop om in mijn hoofd en dan doe ik gewoon wat er gedaan moet worden. Maar dan moet ik die knop dus wel bewust omzetten.

Tip 1: Eat that frog

Wat uiteindelijk voor mij het beste werkt is te starten met dat wat echt moet gebeuren. Met dat wat ik geneigd ben uit te stellen tot het echt niet anders kan, waar ik even voor moet gaan zitten of wat ik gewoon minder leuk vind om te doen. Brian Tracy heeft daar een mooie term voor bedacht ‘Eat that frog’. Start de dag met een belangrijke klus die je geneigd bent uit te stellen. Zodra die kikker genuttigd is, komt er een boost aan energie vrij. Eindelijk is dat lastige klusje van de baan, eindelijk dat ene telefoontje gepleegd, eindelijk dat blog geschreven. En die energie en voldoening geeft weer een hoop inspiratie en werkvreugde voor alles wat daarna gedaan moet worden.

Tip 2: Verwaarloos de niet-urgente maar wel-belangrijke taken niet

Met zaken die urgent zijn en belangrijk en waaraan dus direct een negatieve consequentie hangt als het niet gebeurt, is de discipline makkelijk op te brengen. De waan van de dag neemt ons mee in alle prioriteiten die er liggen. Lastiger wordt het vaak met zaken die niet urgent zijn maar wel heel belangrijk, zoals het nemen van tijd voor reflectie of een investering die niet direct resultaat oplevert. Als we ons daar niet bewust aan zetten dan kan het op de lange baan worden geschoven. Uiteindelijk doen we dan niet de investering die nodig is om het werk op de korte termijn effectiever te laten verlopen.

Een sprekend voorbeeld daarbij vind ik het beeld van de houthakker. De houthakker ziet zich voor een enorme stapel hout staan die in mootjes gehakt moeten worden voordat het donker wordt. Zijn bijl is bot dus het hakken kost veel energie en gaat langzaam, maar hij werkt hard door. Hij slijpt zijn bijl niet, daar heeft hij geen tijd voor: al dat hout moet immers vóór het donker wordt gehakt zijn…

Hoe vaak ben jij aan het hakken met een botte bijl? Plan het slijpen van de bijl in! Wanneer je start met slijpen is de kans dat er verder nog iets tussenkomt minimaal en heb je er het langste profijt van. De kikker is gegeten.

Ik merk het verschil als ik start met het openen van mijn mail en me dan mee laat nemen met alle acties die daar weer uit voorkomen, of dat ik eerst de ‘kikker’-taak afwerk en me dan blootstel aan alle afleidingen die ontstaan door het wegwerken van mails e.d.

Tip 3: Werk in blokken: FOCUS, FLEX en RELAX

Als laatste tip een aanrader die mij altijd enorm helpt om niet af te dwalen of onder te sneeuwen. Hoe minder ik me laat leiden door losse zaken tussendoor hoe beter het gaat. Ik deel mijn dag daarom meestal in een aantal blokken in. FOCUS-tijd, waarin ik niet gestoord wil worden en dat ene project echt onder handen kan nemen of bijvoorbeeld FOCUS-tijd om alle kikkers in de ochtend af te werken. FLEX-tijd waarin ik tussendoor makkelijker gestoord kan worden met zaken die voorbij komen. Zo’n blok kan bijvoorbeeld het afwerken van mijn mail zijn. Die lees ik dus niet continue de hele dag door, maar op bepaalde momenten. En niet te vergeten RELAX- tijd, zoals Henk ter Steege in de reactie op ons vorige blog ook mooi opmerkte. Wanneer je jezelf geen tijd gunt om te ontspannen brand je op. Juist de ruimte in je hoofd en het verplaatsen van de aandacht geeft nieuwe ruimte voor nieuwe ideeën. Dus loop je vast, blijf niet hangen maar maak buiten even een wandeling. Geheid dat je daarna weer makkelijker verder kan.

Reacties zijn welkom

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit blog of je eigen ervaringen willen delen dan kan dat hieronder. We zien je reactie graag tegemoet. Je ontvangt van ons dan ‘18 tips om effectief en efficiënt je tijd te managen’.